Tietosuojaselosteet

Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivuja ja tilavarausrekisteriä koskeva tietosuojaseloste 5.12.2022

1. Rekisterin pitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivujen (www.kansalaistalorovaniemi.fi)
Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivujen käyttäjät
Rovaniemen Kansalaistalon kokous- ja toimintatiloja varaavat yhteisöt ja heidän edustajansa

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (2016/679) koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja tilavaraajan välille syntyvä sopimus tilan käytöstä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausten hallinnointi: tarkoituksena on mahdollistaa Kansalaistalon kokous- ja toimintatilojen varaaminen erilaisten yhteisöjen käyttöön. Rekisteritietoja käytetään tilojen varaamiseen sekä tarvittaessa kokouskahvitusten järjestämiseen tiloja varaaville yhteisöille.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ja tarkoituksena on myös verkkopalvelun ylläpitäjän ja loppukäyttäjää seuraavan palvelun (Google Analytics) välinen sopimus. Yksittäisen loppukäyttäjän tietoja ei käsitellä tunnistettavasti. Lisäksi verkkopalveluun sijoitettujen ja upotettujen yhteisöpalveluiden (Facebook, YouTube) sisällöt keräävät loppukäyttäjistä henkilötietoja omien käyttöehtojensa mukaisesti, eikä Rovaniemen Kansalaistalon verkkosivujen ylläpito käsittele kyseisiä tietoja. Yhteisöpalveluiden ja upotettujen palveluiden tietosuojakäytäntöihin voi tutustua kussakin palvelussa erikseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Kansalaistalon verkkopalveluiden ja tilavarausten yhteydessä seuraavia henkilötietoja:
• yhteisön ja sen yhteyshenkilön nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• tilavarauksiin liittyvät tiedot, kuten tilaisuuden ajankohta ja kuvaus, varauksen kesto ja varattavan tilan nimi.

Muita tilavarauksiin liittyviä ja käsiteltäviä tietoja ovat mahdollisiin kokoustarjoiluihin liittyvät tiedot: tilaisuuteen osallistuvien henkilöiden määrä, mahdolliset erityisruokavaliot sekä tilavarauksen tehneen tahon laskutustiedot.

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä saa tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä, käsitellä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta, tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella (sovellettavan lainsäädännön rajoissa).

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Tilavarauksien mahdollisiin kokoustarjoiluihin liittyviä tietoja luovutetaan alihankkijalle vain välttämättömiltä osin. Näitä tietoja ovat tilausmäärä ja yksilöimättömät tiedot erityisruokavalioista. Alihankkijalle ei luovuteta yhteisön nimeä tai muita yhteisöä koskevia yhteystietoja.Muilta osin rekisterin tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja tietojen käsittelijät

Käsittelemme rekisteröityjen henkilötietoja itse, hyödyntämättä käsittelyssä alihankkijoita. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.

Yhteisön tehtyä sähköisen tilavarauksen ja hyväksyttyä käyttöehdot, tilavaraus voidaan siirtää Kansalaistalon verkkosivujen julkiseen toimintakalenteriin. Tällöin kalenterissa julkaistaan vain tiedot, jotka ovat osallistujien kannalta olennaisia (paikka, aika, yhteisön nimi, tapahtuman luonne, järjestävän tahon yhteystiedot lisätietoja varten.) Hyväksynnän yhteydessä yhteisö hyväksyy myös tilavarauksen käyttöehdot sekä Rovaniemen Kansalaistalon tilavarausrekisterin tietosuojaselosteen.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Kerättyjä henkilötietoja säilytetään kahden (2) vuoden ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, kuten mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Tietoja säilytetään historiallista ja tieteellistä tutkimusta varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti, ottaen huomioon sovellettavan lainsäädännön. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

11. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista, sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

12. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Kansalaistalon ja Rovaniemen Neuvokkaan kursseille, tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste 5.12.2022

1. Rekisterin pitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

Rovaniemen Kansalaistalon ja Rovaniemen Neuvokkaan kursseille, tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisteri

4. Rekisteröidyt

Rovaniemen Kansalaistalon ja Rovaniemen Neuvokkaan eri tapahtumiin ja tilaisuuksiin osallistuvat henkilöt

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä yhdistyslain mukaiset velvoitteet.

Tietoja kerätään kurssien ja tapahtumien järjestämiseen sekä rahoittajille (STEA ja Rovaniemen kaupunki) raportointia varten. Toiminnan todentamiseksi rahoittajille toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä eri tilaisuuksiin ja matalan kynnyksen toimintaan osallistuneiden lukumäärä, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten. Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti. Yksilöimättömiä tietoja (ikä, sukupuoli, kävijämäärät) hyödynnetään myös Neuvokkaan julkisessa raportoinnissa.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Kansalaistalon ja Rovaniemen Neuvokkaan kursseille ja tilaisuuksiin osallistuvien henkilörekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

• rekisteröidyn nimi
• sähköposti
• ikähaarukka
• sukupuoli

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisterinpitäjä saa tiedot ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti itse. Kokouksien ja tapahtumien tarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle yksilöimättömät tiedot erityisruokavalioista. Emme luovuta alihankkijalle tilaisuuteen osallistuvan nimeä tai muita henkilöä koskevia yhteystietoja.

Rahoittajalle toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksien osallistuvien henkilöiden lukumäärä, allekirjoitus, ikähaarukka ja sukupuoli. Lisäksi kysytään sähköpostiosoite mahdollista palautteenkeruuta varten. Osallistujalistat kerätään tilaisuuksista kirjallisesti.

9. Tietojen suojaus ja tietojen käsittelijät

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Kerättyjä tietoja säilytetään rahoittajan määrittelemän kirjanpidon säilytysajan mukaisesti ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

11. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein

12. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin tietosuojaseloste 5.12.2022

1. Rekisterinpitäjä

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry / Rovaniemen Neuvokas toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten toteutuneiden tuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Rovaniemen Seudun Mielenterveysseura ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan ja vapaaehtoisten väliset sopimukset.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat vapaaehtoistyöntuntien määrien kartoittaminen ja matkakulujen korvaaminen vapaaehtoisille. Vapaaehtoistyöntuntien määrät raportoidaan rahoittajalle ja yksilöimättömiä tietoja käytetään Rovaniemen Neuvokkaan toiminnasta tiedotettaessa.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan vapaaehtoisten tekemien vapaaehtoistyötuntien ja matkakulukorvaushakemusten henkilörekisterin yhteydessä seuraavia tietoja:

• vapaaehtoistyöntekijän nimi
• osoite
• postinumero- ja toimipaikka
• tilinumero

Vapaaehtoistyötehtäviin liittyen kerätään seuraavat tiedot: vapaaehtoistyön toteutuspäivämäärä, tapahtuma/asia, vapaaehtoistyöhön käytetty aika, kilometrien kokonaismäärät, matkan yksikkökustannus, puheluiden ja tekstiviestien määrät ja vapaaehtoistyöstä koituneiden kulujen kokonaismäärä sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista katsausjaksottain.

6. Tietolähteet

Saamme tietoja rekisteröidyltä itseltään vapaaehtoiseksi liittymisen yhteydessä sekä ”vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku” ja ”yhteenveto vapaaehtoistyöntunneista kuukausittain” -lomakkeista.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Käsittelemme tietoja itse hyödyntämättä alihankkijoita. Tietoja käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan henkilökunta vapaaehtoistyötuntien raportoinnin ja matkakulukorvausten maksamisen yhteydessä. Lisäksi rahoittajalle luovutetaan yksilöimättömät tiedot toteutuneista vapaaehtoistyötuntien määristä ja tietoja hyödynnetään Neuvokkaan toiminnasta tiedotettaessa. Myös Verohallinnolle ilmoitetaan vuoden vaihteessa maksetut kilometrikorvaukset. Nimiä tai yhteystietoja ei luovuteta eteenpäin ulkopuolisille tahoille ilman vapaaehtoisten suostumusta. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Paperiset vapaaehtoistyön raportti ja matkalasku- sekä yhteenveto vapaaehtoistyötunneista kuukausittain – lomakkeet tallennetaan lukittuihin kaappeihin, joihin on pääsy vain henkilökunnalla. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja vähintään vapaaehtoisena toimimisen ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Säilytämme tietoja tieteellistä ja historiallista tutkimusta varten.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n jäsenrekisteriä koskeva tietosuojaseloste 5.12.2022

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n jäsenet

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yhdistyksen yhdistyslain mukainen velvoite pitää yllä jäsenluetteloa, oikeutettu etu huolehtia jäsenpalvelusta ja jäsenviestinnästä sekä vapaaehtoisiksi ilmoittautuneiden palveluista ja viestinnästä.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena ovat:
• Jäsenpalvelut ja jäsenviestintä
• Yhdistystoimintaan liittyvä viestintä ja tiedottaminen
• Varainhankinta
• Sähköinen ja suoramarkkinointi (vain suostumuksen antaneille)

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Keskusjärjestön ylläpitämään jäsenrekisteriin tallennetaan paikallisen mielenterveysseuran jäsentiedot seuraavasti:
• jäsenyyden alkamispäivä (jäsenen hyväksyminen paikallisen mielenterveysseuran hallituksessa)
• nimi ja postiosoite
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• jäsenyystiedot (jäsenlaji)
• syntymävuosi
• ammatti
• jäsenmaksutiedot
• mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan liittoyhteisöön kuuluvilta tahoilta, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella, sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Kyseessä on MIELI Suomen mielenterveys ry:n liittoyhteisön keskitetty jäsenrekisteri.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas on jäsenrekisterin ylläpitäjä ja jäsentiedot tallennetaan MIELI Suomen mielenterveys ry:n keskitettyyn jäsenrekisteriin. MIELI Suomen mielenterveys ry toimii jäsenrekisterin käsittelijänä laskuttaessaan jäsenmaksut, muuttaessaan tai poistaessaan jäsenen yhteystiedot paikallisen mielenterveysseuran ilmoituksen mukaisesti. Tietoja käytetään sekä keskusjärjestön että paikallisen mielenterveysseuran toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle

9. Tietojen suojaus ja käsittelijät

Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset kuten mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

12. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä. Paikallisen mielenterveysseuran jäsenellä on milloin tahansa oikeus erota seuran jäsenyydestä ja pyytää tietojensa poistamista.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Jos MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry käsittelee henkilötietoja suoramarkkinointia varten, rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin, kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

13. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

14. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemusten henkilörekisteriä koskeva tietosuojaseloste 5.12.2022

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovakatu 23, 96200 Rovaniemi
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas
Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö
info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemusten henkilörekisteri

4. Rekisteröidyt

Henkilöt jotka ovat hakeneet työtä MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:ltä Rovaniemen Neuvokkaasta.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa, työsopimuslaki 55/2001 sekä yhdistyslain mukaiset velvoitteet. Henkilötietojen käsittelyn perusteena on kartoittaa työhakijan soveltuvuutta avoinna olevaan työtehtävään.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n / Rovaniemen Neuvokkaan työpaikkahakemusten henkilörekisterin yhteydessä mm. Seuraavia tietoja:
• Rekisteröidyn nimi
• Osoitetiedot ja postitoimipaikka
• Puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• Koulu- ja työtodistusjäljennökset
• Työpaikkahakemus ja CV
• Muut työpaikkahakemuksessa olevat tiedot
• Mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Käsittelemme tietoja itse. Tietoja käsittelee Rovaniemen Neuvokkaan toiminnanjohtaja ja MIELI Rovaniemen seudun mielenterveys ry:n hallitus. Emme luovuta rekisterin tietoja ulkopuolisille tahoille. Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA alueen ulkopuolelle.

9. Tietojen suojaus ja käsittelijät

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön on oikeutettu vain yhdistyksen toiminnanjohtaja. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsee käsiksi vain yhdistyksen toiminnanjohtaja. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa tiloissa. Sähköpostilla tulleet työhakemukset siirretään koostetaulukkoon, josta valitaan yhdistyksen puheenjohtajan ja hallituksen päätöksellä haastatteluun kutsuttavat henkilöt. Haettavaan tehtävään valitun henkilön tiedot tallennetaan toiminnanjohtajan asemalle. Muiden hakijoiden tiedot hävitetään 6 kuukauden kuluttua.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Kerättyjä tietoja säilytetään lainsäädännön ja viranomaisten vaatimusten, mm. Kirjapitolainsäädännön, rekisteröityjen tietoja koskevan erityislainsäädännön ja arkistointia koskevien vaatimusten mukaisesti.

Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

11. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa tai muuttaa sitä.

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

12. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

13. Muutokset tietosuojaselosteessa

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.

Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hankkeeseen osallistuvien henkilörekisterin tietosuojaseloste 1.8.2021

1. Rekisterinpitäjä

MIELI Rovaniemen Seudun Mielenterveys ry / Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hanke
Rovakatu 23, 96200
Rovaniemi info(at)rovaniemenneuvokas.fi
p. 0400 350 978

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

MIELI Rovaniemen Seudun Mielenterveys ry / Rovaniemen Neuvokas toiminnanjohtaja tai muu nimetty henkilö info(at)rovaniemenneuvokas.fi 016 356 0337 ja 016 356 0292

3. Rekisterin nimi

Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hankkeeseen osallistuvien henkilörekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus 2016/679 koskien tietosuojaa sekä Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hankkeen rahoittajien asettamat velvoitteet. Tietoja kerätään Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hankkeen tilaisuuksissa, kyselyissä, työpajoissa, koulutus- ja infotilaisuuksissa, kokouksissa sekä yksilö- ja ryhmäohjauksissa niiden järjestämistä sekä rahoittajalle (ESR/Pohjois-Pohjanmaan ELY-keskus) suoritettavaa raportointia varten. Rahoittaja velvoittaa henkilötietojen keräämistä hankkeen osallistujista. Lisätietoja hankkeen osallistujista kerättävistä tiedoista löytyy: Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittamiin hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät henkilötiedot. Lisäksi osallistujat antavat tarvittaessa projektihenkilöstölle henkilötietojaan sisältävän valtakirjan viranomaisten tai järjestöjen kanssa tehtäviä asiointeja tai tiedonsiirtoja varten.

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee Eväitä reppuun – osallisuutta ja osaamista järjestöistä -hankkeeseen osallistuvilta seuraavia henkilötietoja:
• nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköposti
• henkilötunnus
• sukupuoli
• koulutus
• työllisyystilanne
• elämäntilanne
• Mahdollinen taustataho

6. Tietolähteet

Rekisterinpitäjä saa tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Osallistujalistat, henkilökohtaiset aloitus- ja lopetusilmoitukset ja muut hankkeen toteuttamiseen tarvittavat lomakkeet sekä mahdolliset valtakirjat kerätään kirjallisesti allekirjoitusten kera.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Käsittelemme tietoja pääsääntöisesti itse. Kokouksien ja tapahtumien tarjoiluihin liittyen luovutamme alihankkijalle yksilöimättömät tiedot erityisruokavalioista. Emme luovuta alihankkijalle tilaisuuteen osallistuvan nimeä tai muita henkilöä koskevia yhteystietoja. Rahoittajalle toimitetaan maksatushakemuksien yhteydessä toiminnan todentamiseksi tilaisuuksien osallistuvien henkilöiden osallistujalistat allekirjoituksilla sekä mahdollinen heidän ilmoittamansa taustataho. Lisäksi ESR:n henkilöjärjestelmään syötetään henkilöiden aloitus- ja lopetusilmoitukset, noudattaen rahoittajat antamia ohjeistuksia ja velvoitteita. Hankkeen osallistuja voi antaa kirjallisen luvan/valtakirjan valtuuttaakseen projektihenkilöstön valtuuttajaa koskevien tietojen vaihtoon esim. työnhakuun liittyen TE-palveluiden kanssa. Valtakirjassa yksilöidään tarkasti vastaanottajataho ja käyttötarkoitus.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain ennalta nimetyt henkilöt. Manuaalisen aineiston säilytys tapahtuu lukollisissa, paloturvallisissa tiloissa rahoittajan ohjeistuksia ja Julkisuuslain mukaisia salassapitosäädöksiä noudattaen. Kerättyjä tietoja säilytetään rahoittajan määrittelemän kirjanpidon säilytysajan mukaisesti ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset mm. kirjapitolainsäädäntö, rekisteröityjen tietoja koskeva erityislainsäädäntö ja arkistointia koskevat vaatimukset. Rekisterinpitäjä arvioi säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä huolehtii sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä oikaisee tai hävittää tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumuksensa, tai muuttaa sitä. Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojen käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle. Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseensä kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

11. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, laitamme muutokset näkyville selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen.